スポンサーサイト

上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。
 ・・・ スポンサード リンク ・・・

総会での議事進行はスムーズに

総会における議案の審議、採決は、出席の組合員にも協力してもらい、もめることなくスムーズに進めたいもの。
そのためには、事前の合意形成に向けた準備と総会の小気味良い進行がポイントになる。
 ・・・ スポンサード リンク ・・・
総会の議案審議の質疑応答で相当時間が掛かる場合が、ままある。

出席組合員からの次のような発言、そのやり取りには閉口する。
・議案内容から考えて重要とは思えない細かいことを取り上げて問いただす
・質問を小出しにする
・議案と関係のない不具合の指摘、不満を言う

ここは議長のリードの腕の見せ所となるが、相手は同じマンションの住民で日常的に顔を合わせる機会があり、発言をさえぎったり、軽視したりするわけにはいかないもの。

ではどのように対処するのが良いか?

ポイントは2つ。
1)組合員の知りたい、確認したいという欲求を満足させること。
2)総会での議事進行に、メリハリをつけること。

1)組合員の知りたい、確認したいという欲求を満足させること では、
総会の限られた時間の中で、多くの質問への回答、特に枝葉末節な事柄のやり取りは避けるべき。
ただ、質問が多く出るということは、関心度が高く、少なからず自分たちの生活になんらかの影響があると感じている人が多いととらえられる。
このような議案は、理事会での検討でも内容の理解や合意に至る過程で時間を要しているはずであり、総会でも同様のやり取りがなされると容易に想像がつく。

具体的な対策としては、
 ・事前に説明会を開く。
 ・都合がつかなければ、質問や意見を寄せてもらう。
   回答は総会前に済ませ、同時に内容を他の組合員にも公開する。

   なお、総会の場でも主だった質問と回答を紹介するのも良い。

こういった工夫で、議案への理解が進み、合意形成につながるのは明らか。

2)総会での議事進行に、メリハリをつけること では、
議案と関係のない質問が出て、このやり取りが続くと、議案についての関心が逸れてしまい、本質的な論議ができずじまいになったり、時間も余計に掛かることになる。

議長は、はじめに、出席者に対して次のようなお願いをする。
 「議事進行をスムーズに行なうために協力を」として、
  ・議案に関係のない質問、意見は控えるように。
  ・質問は一度にまとめて、発言はできるだけ簡潔に。
  ・その他の質問、意見は、予定の議案の採決の後にその時間を設ける。


議案毎にしつこく、その冒頭に上記のお願いを繰り返してから審議に入るようにする。

理事長、理事会役員には多少負担が掛かることになるが、
管理組合活動がより見えるようになり、組合員の協力も得やすく、円滑な管理組合の運営につながるものと考える。

trackback


この記事にトラックバックする(FC2ブログユーザー)

まとめtyaiました【議案の審議での工夫】

総会における議案の審議、採決は、出席の組合員にも協力してもらい、もめることなくスムーズに進めたいもの。そのためには、事前の合意形成に向けた準備と総会の小気味良い進行がポ...

コメント

非公開コメント

プロフィール

いちのす

Author:いちのす
分譲マンションにお住いの方、管理組合の理事の方へ
新築を購入し14年居住、その後転勤で売却、中古マンションに転居しました。
マンション管理会社とのトラブル、管理組合理事会の活動などを紹介してまいります。

インデックス
・はじめに
∟マンションの管理組合って?
∟マンション管理組合の発足
∟自治会の設立

・理事会運営
∟理事会の体制
∟理事の仕事
∟理事会顧問の新設
∟議事録発行は迅速に
∟組合員アンケート調査
∟理事会審議にメリハリを

・管理組合総会
∟はじめての集会
∟管理組合総会出席状況
∟総会での議決(その1)
∟総会での議決(その2)
∟総会における議案の件数
∟総会の事前準備
∟総会成立への出席フォロー
∟総会前にしておきたいこと
∟総会での議事進行はスムーズに
∟議案内容の把握は十分に
∟重要事項説明会

・予算管理
∟予算オーバー時の措置
∟臨時の支出の実行判断
∟予算超過は問題視しない?

・トラブル対応
∟ペット問題
∟長期管理費不払い者問題
∟駐車場問題
  ∟駐車場の構造問題
  ∟来客用駐車場問題
∟ハト対策は難しい
∟戻ってこない回覧板
∟水漏れ事故
  ∟水漏れ事故1
  ∟水漏れ事故2
∟テレビアンテナの破損対応
∟外構フェンスの破損対応
∟オートロックの故障
∟喫煙場所の制限
∟音のトラブル
∟音のトラブル2
∟管理会社を装う詐欺事案

・改善
∟修繕積立金の増額
∟節電対策は効果有り?
∟使用権放棄の駐車場の活用
∟駐車場総入れ替え
∟自転車置場問題
  ∟不用自転車の処分
  ∟整列用ラックの撤去
  ∟自転車盗難対策
∟共用設備の修繕履歴
∟管理規約
  ∟管理規約の変更(その1)
  ∟管理規約の変更(その2)
  ∟管理規約の変更(その3)
∟給排水管
  ∟排水管の定期清掃
  ∟給水管の劣化対策
∟インターネット導入
∟クリスマスイルミネーション
  ∟エントランスにイルミネーション
  ∟エントランスにイルミネーション2
∟集合住宅管理新聞の購読
∟植栽管理費の節約
∟管理費督促のルール化
∟共有部照明のLED化
∟共有部照明のLED化の結果

・管理会社変更
∟管理会社の変更の背景
∟臨時総会の開催
∟管理会社変更決定
∟変更による効果

・大規模修繕工事
∟大規模修繕スケジュール
∟大規模修繕委員会の発足
∟大規模修繕工事の進め方
∟コンサルタント会社選び
∟工事仕様の説明会
∟工事発注先選定のプロセス
∟工事発注先選定臨時総会
∟工事説明会
∟大規模修繕工事完了報告会

・防災対応
∟防火管理者の選任
∟防災訓練その1
∟防災訓練その2
∟消防設備点検
∟AEDの設置

・防犯対策
∟防犯カメラの設置
∟防犯カメラの使用細則
∟各戸の玄関鍵の交換

・気になること
∟専用庭の問題

全記事表示リンク

全ての記事を表示する

最新記事
RSSリンクの表示
rakuten
最新コメント
リンク
FC2リンク
月別アーカイブ
ブログランキング
カウンター
上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。