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総会成立への出席フォロー

総会の案内通知と上程する議案の説明資料を全組合員宛に送ることができたらひと安心、あとは総会の開催日を待つだけかというと、そうもいかない。
特に総会が成立する出席者が集まるかが次の関心事となる。
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総会では、出席者が集まらなければその目的が達せられず、単なる集会となってしまう。
管理規約に総会成立の条件の規定があり、大抵、議決権総数(組合員総数)の半数以上の出席が必要としている。

但し、欠席の場合でも委任状を出せば、出席者のカウントに加えるので、当日の総会の場に全体の半数以上の組合員が集まっていないと成立しないとはならない。

総会の開催通知には、出欠の回答用紙を添付、欠席の場合には委任状にも記入して回答する。これを事前に集約して出欠状況を確認する。

総会出欠届回答状況出欠の回答の締め切りを総会の数日前に設定して、早めに出欠状況をつかみ、未回答者に対して回答提出の督促するのが効果的である。

具体的には、マンション内の掲示板に回答用紙の提出率を掲示して、マンションへの出入の際に気付かせる。

そして最後には集中攻撃。未提出の組合員は特定できるので、督促状を郵便受けに投函し、個別に回答を促す。
手間は余計に掛かるが、ここまでやれば9割方の出欠の回答は入手でき、安心して総会の当日を迎えることができるであろう。

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まとめtyaiました【総会成立への出席フォロー】

総会の案内通知と上程する議案の説明資料を全組合員宛に送ることができたらひと安心、あとは総会の開催日を待つだけかというと、そうもいかない。特に総会が成立する出席者が集まる...

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Author:いちのす
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