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総会の事前準備

管理組合の総会、特に年に一度の定期総会は、当期の理事会活動の集大成であり、組合員の納得が得られ、次期の理事会にスムーズに引き継げるよう、事前準備を充実させ、当日の総会は余裕をもって進めたいものです。
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事前の準備で大事なのは、

 1)総会開催のアナウンスを早めに行なうこと

 2)上程する議案内容がわかりやすいこと

 3)想定される質問への回答を準備しておくこと

でしょう。

 1)総会開催のアナウンスを早めに行なうこと
大抵、管理規約で総会開催にあたっては、総会の1ヶ月前とか、2週間前までにとか、総会開催の通知を組合員全員に連絡する期限が定められているので、これを必ず守って案内することである。

案内は、掲示板にも貼り出せば、予定通り開催する確かな意思を示すことになる。
配布資料の作成に時間を要し、組合員への案内が期限ぎりぎりとなるような時でも、先に掲示しておけば、「知らなかった」とか、「連絡が遅いので予定を入れてしまった」などということはある程度防ぐことができる。

 2)上程する議案内容がわかりやすいこと
総会の開催通知と共に議案書を作成し配布する。議案の内容は、わかりやすさ第一で、簡潔で平易な表現することがポイントである。
理事会メンバーにとっては、既に頭に入っていることなので見過ごしてしまいがちだが、組合員にとってみれば初めて目にする内容となるので、予備知識がなくても理解できるか、という見方でチェックしておくこと。

 3)想定される質問への回答を準備しておくこと
2)項の説明だけでは理解するのが困難な議案もある。
どんな質問が出るのか、これは先に理事会で取り上げたときにどのようなやり取りで理解するに至ったかを思い出せば、おのずと聞かれることはわかるものである。

このほか、総会全体のスケジュールの確認、当日の集合時間、会場準備、受付、出席者数の確認などの分担、会場のレイアウトと着席位置を決めておくこと。

管理委託会社には、業務内容や出費の詳細が説明できる担当者に、また、別の会社に委託して行なうものについては、その担当者に出席を依頼しておくことも忘れずに。

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まとめtyaiました【総会の事前準備】

管理組合の総会、特に年に一度の定期総会は、当期の理事会活動の集大成であり、組合員の納得が得られ、次期の理事会にスムーズに引き継げるよう、事前準備を充実させ、当日の総会は...

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いちのす

Author:いちのす
分譲マンションにお住いの方、管理組合の理事の方へ
新築を購入し14年居住、その後転勤で売却、中古マンションに転居しました。
マンション管理会社とのトラブル、管理組合理事会の活動などを紹介してまいります。

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・はじめに
∟マンションの管理組合って?
∟マンション管理組合の発足
∟自治会の設立

・理事会運営
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∟理事の仕事
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∟議事録発行は迅速に
∟組合員アンケート調査
∟理事会審議にメリハリを

・管理組合総会
∟はじめての集会
∟管理組合総会出席状況
∟総会での議決(その1)
∟総会での議決(その2)
∟総会における議案の件数
∟総会の事前準備
∟総会成立への出席フォロー
∟総会前にしておきたいこと
∟総会での議事進行はスムーズに
∟議案内容の把握は十分に
∟重要事項説明会

・予算管理
∟予算オーバー時の措置
∟臨時の支出の実行判断
∟予算超過は問題視しない?

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∟長期管理費不払い者問題
∟駐車場問題
  ∟駐車場の構造問題
  ∟来客用駐車場問題
∟ハト対策は難しい
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  ∟水漏れ事故1
  ∟水漏れ事故2
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